I. Verantwortlicher:

Lionsclub Großgmain

Die jeweils vertretungsbefugten Personen gem. zentralem Vereinsregister finden Sie unter Vorstand. Außerdem finden Sie die Kontaktdaten unter Kontakt.

grossgmain@lions.at 

Sofern gewisse Kriterien erfüllt sind, muss nach der DSGVO ein Datenschutzbeauftragter bestellt werden. Wir erfüllen diese Kriterien nicht, weshalb wir niemanden offiziell als Beauftragten bestellt haben. Es gibt im Club aber jemanden, der sich um diese Themen kümmert.

 

II.  Detailangaben zu Datenverarbeitungen

Die Datenverarbeitungen des LC Großgmain lassen sich wie folgt einteilen:

1. Mitgliederverwaltung

a)     Zweck

Der Zweck ist die ordnungsgemäße Mitgliederverwaltung, Durchführung von Aussendungen an Mitglieder und Vernetzung der Mitglieder für Lions-Zwecke.

Wir müssen unsere Mitglieder irgendwo erfassen, um ihnen die erforderlichen Informationen zukommen zu lassen und den Mitgliedsbeitrag vorzuschreiben. Die Verwaltung erfolgt im selben System, das hinter dieser Homepage steckt. Unsere Mitglieder werden gesondert darüber informiert, welche Daten wir konkret verarbeiten und an wen diese übermittelt werden.

b)  Rechtsgrundlagen

• Statuten
• Einverständniserklärung
• gesetzliche / rechtliche Verpflichtung

c)  Empfängerkategorien

·         Distrikt, Multidistrikt, LCI

·         Banken

·         Verwaltungsbehörden, Versicherungsanstalten

·         Website, Facebook (insbes. Fotos)

 

Die Daten aus der Verarbeitungstätigkeit Mitgliederverwaltung werden an den Lionsclub International mit Sitz in den USA übermittelt, und zwar zur internationalen Mitgliederverwaltung (wobei der Zugriff über das Internet erfolgt). Die Übermittlung erfolgt auf Basis der Statuten und der Einverständniserklärung der Mitglieder.

 

2. Kassabuch

a)  Zweck

Obwohl wir ein gemeinnütziger Verein sind, müssen natürlich auch wir auf eine ordnungsgemäße Kassaführung achten.

b)  Rechtsgrundlagen

Bundesabgabenordnung

c)  Empfängerkategorien

·         Banken

·         Vertretungsbefugte Personen

Die Daten aus der Verarbeitungstätigkeit Kassabuch werden üblicherweise nicht an Empfänger in Drittländern übermittelt. Sollte es doch erforderlich sein, erfolgt dies im Rahmen im Einverständnis mit dem Betroffenen und nur im notwendigen Umfang.

 

3. Verwaltung der Freunde, Förderer und Aspiranten

a)  Zweck

Es gibt immer wieder Personen, die keine Mitglieder sind, aber mit denen wir in regelmäßigem Kontakt stehen. Bei den Daten handelt es sich in der Regel um Kontaktdaten, die wir von den jeweiligen Personen selbst bekommen. Meistens erfolgt dies dann über die private Schiene mit einem einzelnen Mitglied, sodass diese Daten gar nicht zentral vom LC gespeichert werden. Die einzigen Personen, die wir zur Clubpflege tatsächlich in einer Excel-Tabelle erfassen, sind – auf freiwilliger Basis – die (Ehe-)Partner.

b)  Rechtsgrundlagen

Einverständnis insbesondere durch die freiwillige Bekanntgabe der Daten.

c)     Empfängerkategorien

·         Banken

·         Vertretungsbefugte Personen

·         Website, Facebook (insbes. Fotos)

Die Daten aus der Verarbeitungstätigkeit Verwaltung der Freunde, Förderer und Aspiranten werden üblicherweise nicht an Empfänger in Drittländern übermittelt. Sollte es doch erforderlich sein, erfolgt dies im Rahmen im Einverständnis mit dem Betroffenen und nur im notwendigen Umfang.

 

4.  Verwaltung der Unterstützungsempfänger

a)  Zweck

Der Zweck ist insbesondere die Kommunikation und interne Dokumentation.

Der LC verfolgt das Ziel, sozial Schwachen, Kranken, lokalen Organisationen oder im Katastrophenfall zu helfen. In der Regel nehmen dazu die Betroffenen, Vertrauenspersonen oder Vertreter mit uns Kontakt auf. Die Informationen werden daher auf freiwilliger Basis erteilt. Insbesondere handelt es sich dabei natürlich um Kontaktdaten. Darüber hinaus müssen wir sämtliche Daten, die für eine ordnungsgemäße Buchhaltung erforderlich sind, siebe Jahre aufbewahren – wegen der Finanz.

b)  Rechtsgrundlagen

Freiwillige Bekanntgabe (Einverständnis) und ggf. Bundesabgabenordnung

c)  Empfängerkategorien

·         Banken

·         Vertretungsbefugte Personen

·         Website, Facebook (insbes. Fotos)

Die Daten aus der Verarbeitungstätigkeit Verwaltung der Unterstützungsempfänger werden üblicherweise nicht an Empfänger in Drittländern übermittelt. Sollte es doch erforderlich sein (evtl. ausländisches Bankinstitut), erfolgt dies im Rahmen im Einverständnis mit dem Betroffenen und nur im notwendigen Umfang.

5.  Fotos

a)  Zweck

Wir sind ein gemeinnütziger Verein, der möglichst viele Unterstützungsleistungen in Form von Spenden aufbringen möchte. Um das zu erreichen, sollen unsere Veranstaltungen auch einer breiten Masse bekannt gemacht und dokumentiert werden. Aus diesem Grund sind Fotos von den Veranstaltungen für uns von immenser Bedeutung!

Sämtliche Fotos (also auch jene, die nicht veröffentlicht werden) werden innerhalb des Lionsclubs lokal gespeichert.

 

b)  Rechtsgrundlagen

berechtigtes Interesse (§ 12 DSG)

Das berechtigte Interesse ist das Interesse des Lionsclubs Großgmain an der Bekanntmachung und Dokumentation von Veranstaltungen und Aktivitäten, um den Bekanntheitsgrad zu steigern und für Unterstützungsempfänger Spenden aufzubringen.

Einwilligung

Diese Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden z.B. per Telefon oder Email (grossgmain@lions.at) oder per Brief 

c)  Empfängerkategorien

·         Webseite (Dienst über Amazon Web Services „AWS“)

·         Facebook

·         Printmedien

·         Vertretungsbefugte Personen (also zB Eltern)

 

Sofern der Lionsclub Fotos auf die Website oder auf Facebook stellt, werden die Daten auch veröffentlicht und damit einem unbestimmten Empfängerkreis zur Verfügung gestellt. 

 

Bitte nehmen Sie zur Kenntnis, dass das mögliche Empfänger sind. Damit ist keinesfalls gesagt, dass wir alle unsere Fotos irgendwelchen Dritten zur Verfügung stellen. Bei Fotos für Printmedien achten wir darauf, dass auf den Fotos entweder ausschließlich Mitglieder abgebildet sind oder das Einverständnis der abgebildeten Person bzw. des gesetzlichen Vertreters vorliegt.

III.   Folgenabschätzung

Die Folgenabschätzung nach der DSGVO muss nur dann erfolgen, wenn die Form der Verarbeitung ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen zur Folge hat. Aus diesem Grund wurde von uns keine Folgeabschätzung durchgeführt.

 

IV.    Speicherdauer (Löschfristen)

In der Regel speichern wir personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die Zweckerreichung erforderlich oder gesetzlich vorgeschrieben ist. Also müssen wir zum Beispiel Buchhaltungsdaten für sieben Jahre aufbewahren, danach werden sie gelöscht.

Mitgliedsdaten werden nach deren Austritt seitens der Clubverwaltung in der Lionsbase anonymisiert (für statistische Zwecke) und aus sonstigen Listen gelöscht.

Das Einverständnis zur Verwendung jener Daten, die dem LC Großgmain freiwillig bekannt gegeben werden, kann jederzeit widerrufen werden. Den Widerruf richten Sie bitte an grossgmain@lions.at. Sie können uns aber natürlich auch auf eine andere Art vom Widerruf der Einwilligung verständigen.

Ein spezielles Thema sind Fotos. Es sei hier noch einmal erwähnt, dass der LC Großgmain möglichst viele Spenden für Unterstützungsleistungen aufzubringen versucht, weshalb ein Bekanntheitsgrad der Veranstaltungen und auch die entsprechende Dokumentation enorm wichtig ist. Nach einer Veranstaltung veröffentlichen wir ausgewählte Fotos auf unserer Homepage und unserer Facebook-Seite.

Die Fotos einer Veranstaltung bleiben künftig bis zur Neuauflage der entsprechenden Veranstaltung online. Danach werden sie durch die aktuellen Fotos ersetzt.

Die Fotos des Kinderfaschings werden wir auf unserer Homepage veröffentlichen und auf FB nur auf diese Galerie verweisen. Einen Monat nach dem Kinderfasching nehmen wir die Fotos auch von unserer Homepage.

Eine Sicherung sämtlicher Fotos (also auch jener, die nicht veröffentlicht wurden) wird beim Lionsbase-Beauftragten gespeichert.

V. Technisch-organisatorische Maßnahmen

1.   Vertraulichkeit

Für die Verarbeitung der Daten werden private Endgeräte verwendet. Alle Mitglieder sind dazu angehalten, diese zumindest entweder mit Benutzername und Kennwort (also bspw. Laptop) oder PIN (zB Smartphones) zu schützen. Darüber hinaus haben sich alle Mitglieder verpflichtet, einen entsprechenden Virenschutz zu verwenden.

Die Berechtigungen werden auf Grund eines rollenbasierenden Berechtigungssystems festgelegt.

2.   Integrität

Die Verwaltung der Mitglieder und die Homepage laufen auf Basis eines bestehenden Support-Vertrages über einen Dienst der „Amazon Web Services“ (AWS). Diese Daten werden über eine gesicherte Internetverbindung (SSL) verarbeitet. Seitens AWS ist zugesichert, dass es zu keinem unbefugten Lesen, Kopieren, Verändern oder Löschen von Daten kommen kann.

 b) Kassaführung, Sponsoren, Freunde, Förderer, Aspiranten, Unterstützungsempfänger

Diese Daten werden nur auf den jeweiligen Geräten der Mitglieder gespeichert (zB. Kassaführung beim Schatzmeister) und werden seitens des LC Großgmain nicht über das AWS verarbeitet.

3.  Verfügbarkeit

AWS garantiert einen Schutz gegen mutwillige oder zufällige Zerstörung mittels Backup und Redundanz. Darüber hinaus ist jedes Gerät mit einer Firewall gesichert

Eine Verfügbarkeit ist nur solange gegeben, solange die Daten am jeweiligen lokalen Gerät des Mitglieds oder über ein lokales Backup verfügbar sind.

 VI. Rechte der betroffenen Personen

·         Auskunftsrecht

·         Recht auf Berichtigung

·         Recht auf Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung sowie

·         Beschwerderecht bei der Datenschutzbehörde

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an grossgmain@lions.at